O inventário é uma forma prática de ter o controle de seu estoque. E saiba que ele é mais do que um capricho de um bom administrador, mas uma operação que pode definir o seu sucesso!
Nesta postagem queremos te explicar exatamente o que é o inventário e te mostrar que ele não é uma modinha, algo inútil, sem sentido ou desnecessário. Mas uma atividade essencial para a operação da sua empresa.
Por que ter o inventário de seus produtos?
Se um consultor lhe perguntasse: Seu sistema traz dados exatos sobre seu estoque? Se sua resposta for algo como “não sei”, “às vezes” ou pior “não”, saiba que você está com um problema grave! E você sabe como resolver esta situação? O inventário de seus produtos é a solução adequada.
Mas o que é o inventário?
Trata-se da informação de quantos produtos realmente se tem. Uma empresa pode contabilizar os seus produtos no sistema e ter uma quantidade de produtos cadastrados. Porém, na prática pode ser que haja mais ou menos daquele produto. A essa situação, um tanto quanto inconveniente, nós chamamos de divergência.
Divergências trazem inúmeras dores de cabeça para gestores. Quer saber como? Imagine que você possua uma quantidade “x” de um produto. E agora você realize uma venda com uma quantidade que supere ao que você tem registrado. Imagine as consequências dramáticas para sua empresa: colaboradores que terão de gastar tempo para identificar e compreender aquela divergência (muitas vezes sem encontrar de primeira a causa exata). Enquanto isso seu cliente passa muita dor de cabeça tendo de esperar aquele conflito ser resolvido. Imagine o seu investimento em apreender aquele cliente para aquela venda ser desperdiçado em uma venda que não ocorre… Estes são alguns relances da problemática por trás de uma divergência.
Como se faz um inventário?
Uma pergunta que pode estar evidente é: mas como isso é feito? Em um primeiro momento pode parecer algo trabalhoso demais, e os custos envolvidos nessa operação parecem não pagar os benefícios. Mas a tecnologia vem em seu auxílio! Com dispositivos como leitores, sensores e aplicativos diversos, essa contagem torna-se fácil e prática. E nós da Concretize somos experts nisso.
Mas se você ainda não percebeu a vantagem, entenda que seu sistema é um sistema de informação. Ele precisa de informações para poder trabalhar. E sem o sistema sua empresa não conseguirá realizar suas operações financeiras e fiscais necessárias. Além do mais, como se conseguirá realizar um planejamento estratégico adequado, quando não se tem os dados da sua empresa?
Por isso, para sua operação empresarial possuir consistência no mundo de hoje, um sistema bem atualizado é essencial.
Em que local da minha empresa é feito o inventário?
Nós da Concretize desenvolvemos uma solução incrível, o Cefas Coletor, que traz o sistema para a palma da sua mão. Dessa forma, a coleta de dados pode ser realizada in loco. A validação dos dados é feita automaticamente. Uma vez lançada a apuração de quantidade de produtos em seu estoque, automaticamente o sistema consegue perceber a divergência para mais ou para menos.
A atualização destes dados garantirá a segurança das suas operações de compra e venda. Imagine ter que comprar mais de um produto, por achar que não se tem o suficiente dele em estoque? Ou imagine vender um produto que não se tem?
Qual o colaborador que faz o inventário?
Esta rotina administrativa pode ser delegada ao gerente de estoque e almoxarifado, que com todo cuidado poderá estabelecer uma rotina frequente de apuração destes dados, realimentando o sistema.
Essa atividade, por mais trabalhosa que seja, é de essencial importância para a empresa como um todo. As demais operações do sistema estão totalmente interligadas a gestão adequada do estoque.
E as soluções em software desenvolvidas pela Concretize Sistemas trouxeram ainda mais facilidade para estas atividades tão essenciais à gestão de uma empresa. Atualizar seu estoque deixou de ser um bixo de 7 cabeças. Fique tranquilo, deixe seus problemas com nossa solução tecnológica e tenha mais tempo livre para gerenciar sua empresa.
Quando se faz o inventário?
Esta é uma operação que garante a ordem da sua empresa. Ela é indicada para se realizar com uma frequência determinada de acordo com a frequência de entradas e saídas. Mas deve-se considerar também com que frequência a empresa passa por problemas de divergências.
Além disso, é muito recomendável que haja esta contagem em situações problemáticas da empresa. Assim como momentos de crise interna. Quando as operações empresariais tornarem-se confusas e se crescer a desconfiança na qualidade do sistema ERP. É também recomendável a realização dessa operação quando houver uma quantidade fora do comum de entradas. Também se aconselha fazer um inventário na abertura e mudanças de filiais para se poder iniciar uma operação melhor contabilizada.
Lembre-se: a organização da sua empresa depende de você! Mas você não está sozinho! As soluções tecnológicas da Concretize Sistemas estão aqui para te ajudar.
Impactos na cultura empresarial
É importante entender que muitas vezes os colaboradores podem agir despercebidamente e cometer erros. Ou pior, agir por má fé e infelizmente trazer malefícios para a empresa. A fim de evitar problemas desse tipo, o controle do seu estoque evita erros e modela a cultura da empresa na medida em que, cada colaborador tomará muito mais cuidado e terá atenção na realização de cada atividade. Isto pois, o sistema sempre estará lá para informar e fiscalizar cada ação.
Dessa forma, a rotina administrativa de inventário de estoque garante uma maturidade maior por parte dos colaboradores, que crescem na sua responsabilidade e comprometimento.
É muito caro?
A funcionalidade de inventário trará a sua empresa a vantagem de uma melhora na cultura empresarial, a redução de perdas de oportunidades de negócios, tornará as oportunidades de negócios mais assertivas. O retorno sobre o investimento é certo para qualquer um que tenha um compromisso certo no seu uso.
Quanto maior for sua empresa, maior será o retorno. Pois, o controle garantirá mais segurança nas operações. E, quanto maior forem os montantes das operações, mais representará aquilo.
A funcionalidade do inventário pode ser adquirida junto com a aquisição do sistema da Concretize Sistemas. Garantindo, desde a implantação a adequação dos processos a estes benefícios.
Ainda não entendi… Tem como desenhar?
Queremos agora trazer exemplos bem práticos e cotidianos de uma empresa para ilustrar a situação:
Imagine que você tenha uma distribuidora, e tenha comprado da indústria uma nova remessa de produtos para sua empresa, 100 caixas de latas de extrato de tomate do fornecedor “Tomate Bom Extratos”. Imagine que seu representante comercial tenha feito uma venda de 50 dessas caixas para o “Supermercado Xis”.
A primeira situação que o inventário poderia lhe trazer de benefício é de ter o controle das suas operações. Imagine que nessa situação se fizesse um inventário e descobrisse que sua distribuidora tem apenas 47 caixas do extrato de tomate. O que isso significa?
Bem inúmeras perguntas devem ser levantadas na sua mente! Onde estão as 3 caixas restantes? Houve um erro na compra do fornecedor? O fornecedor não enviou o suficiente? Algum colaborador agiu de má fé? Houve avarias de produtos e eles foram descartados sem serem computados no sistema?
Inúmeras são as situações prováveis. E o inventário servirá exatamente para denunciar os problemas. Uma rotina de inventariação do estoque, com um sistema bem alimentado e organizado, operações consistentes e uma equipe bem treinada garantirá não somente a compreensão da causa do problema nessa situação, mas também evitará que surjam tais problemas.
Estas 3 caixas que faltaram poderia ser decissor em uma venda. Ou pior, imagine vender o que não tem e gerar uma insatisfação nos clientes? A prática do inventário evita problemas, possibilita maior controle e evita insatisfações dos clientes.
Inventário é a solução que você procura!
Em meio às múltiplas dinâmicas de uma empresa, a rotina de inventário apresenta-se como uma solução viável, prática e adequada para sua empresa! E as soluções em software da Concretize Sistemas foram desenvolvidas exatamente para poder proporcionar ao cliente uma melhor experiência na gestão da sua empresa.
Solicite contato em nosso site e nossa equipe comercial estará pronta para te atender!