Um atacado é a forma de comercialização de grandes quantidades de produtos, que por consequência da quantidade, são mais baratos e são principalmente destinados a mercados.
Em geral, esse comércio funciona por meio de processos passando pelo comércio, para alcançar o seu consumidor final. Saiba tudo sobre como ocorrem esses processos em uma distribuidora no texto a seguir:
O que é um processo?
Um processo é um conjunto de atividades ou funções estruturadas em uma sequência lógica, realizadas por pessoas ou máquinas, com objetivo de transformar os recursos em bens ou serviços, através de uma metodologia de processamento.
Dispor de processos operacionais bem definidos é fundamental para a otimização do trabalho em uma distribuidora. Só assim é possível alcançar a prosperidade financeira e mercadológica.
A boa gestão desses processos permite que uma distribuidora seja capaz de entender a relação dos seus objetivos com a disponibilidade de seus recursos e sua capacidade produtiva. Além disso, utilizando de processos operacionais, a possibilita planejar melhor como todas as metas podem ser alcançadas pelas atividades estratégicas desempenhadas no dia a dia.
O que são processos operacionais de um atacado?
Consiste no conjunto de atividades interligadas realizadas pelas pessoas em uma companhia com o objetivo de transformar as entradas (insumos, equipamentos, conhecimentos, informações etc.) em saídas (produtos, serviços, informações, vendas concretas etc.).
O funcionamento de uma distribuidora pode ser comparado a de um organismo vivo, como um ser humano. Assim, os processos operacionais seriam como os sistemas dentro do nosso corpo, de maneira que, se algo não está funcionando muito bem, os demais processos serão influenciados.
O processo operacional está no coração do negócio e os seus resultados podem ser negativos, neutros ou positivos.
Quais os principais processos operacionais em um atacado?
Os principais processos operacionais em uma distribuidora são aqueles que estão diretamente relacionados à satisfação dos clientes e ao resultado do negócio. Dentre os principais processos operacionais de uma distribuidora ressaltamos: a compra e aquisições de produtos; marketing, vendas e relacionamento com clientes; expedição e entrega de produtos (logística); pós-venda.
Também temos os processos de suporte e gerenciais, alguns como: gestão empresarial; gestão financeira e tributária; gerenciamento das informações; recrutamento, seleção, admissão, capacitação e gestão de pessoal; manutenção de máquinas, equipamentos e instalações; serviços gerais de segurança patrimonial, limpeza etc.
Qual a importância de ter processos organizados em um atacado?
Em um mercado altamente concorrido, ter processos organizados significa um grande diferencial competitivo para uma distribuidora. Com isso, é possível incluir sua equipe, criando um ambiente cooperativo e produtivo, interligado e alinhado ao seu negócio, transformando-o na melhor opção para seus clientes.
A organização dos processos operacionais também é indispensável, pois permite ao gestor focar no essencial, no que realmente interessa: o trabalho; implementar uma estratégia organizacional consistente; dar mais praticidade e rapidez às atividades; simplificar a gestão do conhecimento organizacional e a gestão de competências; otimizar a gestão por meio de indicadores de desempenho; operacionalizar a aplicação de abordagens inovadoras; identificar oportunidades ou problemas; encontrar soluções e criar formas de monitoramento; entre outras ações importantes para o gerenciamento dos processos.
Quais os benefícios dos processos bem definidos em um atacado?
Manter processos bem definidos ajudam a compreender melhor como o trabalho deve ser realizado, desvendando dificuldades e encontrando oportunidades de aprimoramento na forma como a distribuidora gera seus resultados.
As vantagens da definição correta dos processos são inúmeras: nos permite utilizar adequadamente os recursos disponíveis; propicia o aperfeiçoamento da operacionalização dos processos; aumenta a produtividade; desenvolve a qualidade das operações; garante maior alinhamento entre estratégias e operações; proporciona maior controle e monitoramento; permite identificar necessidade de novos investimentos; reduz custos; integra atividades e automatiza rotinas; facilita o engajamento dos colaboradores; clarifica as regras e responsabilidades; elimina retrabalhos e tarefas desnecessárias; otimiza a estrutura e além de melhorar o atendimento, agrega valor aos produtos e serviços aumentando a satisfação dos clientes.
Em um atacado, isso pode se tornar uma grande dificuldade, pois é preciso lidar com uma série de processos diferentes e garantir o alinhamento entre eles. Afinal, distribuidoras trabalham diretamente com clientes e fornecedores o tempo todo.
Sabendo disso, veremos como funciona o processo de um atacado:
Compra: A compra de itens é um dos aspectos mais relevantes, já que essa é uma condição determinante para o acontecimento das outras etapas. Em um centro de distribuição, especificamente, há a entrada de elementos que, posteriormente, serão encaminhados de acordo com os pedidos.
Recebimento: O recebimento de mercadorias é o processo que ocorre assim que as mercadorias adquiridas com os fornecedores são entregues na empresa. Se refere à preparação para a carga e descarga de mercadorias. De acordo com a espécie e característica dos produtos, eles são paletizados ou fracionados.
Alguns equipamentos ajudam nesse momento, como empilhadeiras, niveladores, entre outros.
Estoque / armazenar e endereçar: Como citado anteriormente, a definição correta dos processos nos permite ter uma base dos recursos disponíveis, proporcionando o maior controle e monitoramento do estoque. A gestão de estoque é uma área essencial para as empresas. É a partir do estoque que uma empresa organizada será capaz de ter um processo produtivo racional e eficiente, sem perdas ou custos desnecessários. Ao ter informações detalhadas sobre quantidades e variedades de itens disponíveis em seu estoque, você será capaz de se preparar para o futuro do negócio de maneira mais acertada.
Por isso, é fundamental adotar métodos de controle, análise e custo dos produtos.
Nessa etapa é feita a apresentação dos produtos com a nota fiscal e o pedido. Em seguida, os itens são endereçados e encaminhados para o estoque de acordo com a etiqueta da mercadoria.
A agilidade dos profissionais e as informações corretas ajudam a obter mais produtividade e gerar economia.
Emissão de notas fiscais: As notas fiscais são de suma importância para o controle do consumidor, da empresa e do governo, permitindo uma maior segurança dos serviços de garantia, controle de compra e venda, gerenciamento de estoques e o monitoramento das informações sobre os rendimentos de pessoa física e jurídica. Tem o objetivo de documentar/evidenciar a circulação da mercadoria/produto que está sendo transportado, o carregamento do meio de transporte e a conferência sobre cada configuração. O passo final é garantir a aprovação, de modo que o pedido possa sair do centro de distribuição. Os tipos de notas fiscais são as seguintes:
NF-e (Nota Fiscal Eletrônica): Este é o documento que recebemos ao realizar uma compra de produtos e serviços pela internet. A nota Fiscal Eletrônica para a compras e vendas está sujeita a tributação de Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços (ICMS).
NFS-e (Nota fiscal de serviços eletrônica): No caso da nota fiscal de transporte, a responsabilidade é daquele que está enviando a mercadoria. Ou seja, é o remetente da carga que deve preencher e emitir o documento, pois a nota fiscal representa a mercadoria que está sendo transportada.
CT-e (Conhecimento de Transporte Eletrônico):O agente responsável por emitir o CT-e é a transportadora, visto que o documento se refere apenas ao transporte da carga.
NFC-e (Nota Fiscal Eletrônica do Consumidor: A Nota Fiscal Eletrônica do Consumidor prevê a substituição de cupom fiscal e da Nota Fiscal, documento entregue ao cliente ao comprar produtos nas lojas.
Roteirizar: Consiste em determinar rotas para a distribuição de produtos, de acordo com cada requisição. É um meio de eleger os caminhos mais eficazes e seguros, o que melhora o processo de direcionamento para os clientes. Também é possível estabelecer as escolhas ideais, de modo a contemplar as entregas necessárias para cada veículo de forma eficiente.
Essa fase deve ser feita com bastante atenção, isso ajuda a poupar tempo e dinheiro, ao mesmo tempo em que favorece a conquista de bons resultados.
Separar mercadorias: Essa é a etapa de preparação para que tudo seja enviado para os clientes, conforme o requerido. Um dos processos logísticos para a distribuidora, nesse momento, é a fase de picking. Basicamente, ela consiste em separar e agrupar os produtos de cada pedido. A intenção é cumprir as exigências do cliente e obter uma entrega dentro do que foi acordado.
Financeiro: Esse departamento é encarregado de lidar com todas as questões relacionadas a dinheiro, além de embasar as decisões dos gestores, como investimentos ou os cortes de gastos.
Entre as principais tarefas do setor financeiro, estão: o controle das contas a pagar e a receber, tesouraria, planejamento, contabilidade, controle de riscos, gestão dos impostos, e relacionamento com investidores.
Monitoramento de entrega: Tão importante quanto planejar o processo de movimentação é fazer o seu acompanhamento. Por meio do monitoramento de entrega, é possível ter total visibilidade logística. Saber onde está cada pedido e o status, por exemplo, melhora a tomada de decisão. Esse também é um dos processos logísticos para uma distribuidora, porque ajuda a garantir a segurança. Graças a esse acompanhamento, há a garantia de que a roteirização está sendo seguida conforme o planejado.
Acompanhamento dos resultados: Consiste na verificação dos resultados. O objetivo é entender a eficiência logística e a atuação da distribuição, em relação aos objetivos definidos inicialmente. Com essas análises, é possível compreender quais são os aspectos que precisam de mais atenção. Por meio dos indicadores, por exemplo, é possível acompanhar a taxa de atrasos e de entregas bem-sucedidas. Também dá para reconhecer quais são os custos associados com os processos, onde estão os principais gargalos e quais são as oportunidades que devem ser aproveitadas. A partir da verificação, é fácil implementar melhorias e conquistar uma atuação ainda mais específica. É, especialmente, um jeito de tomar decisões com um nível reforçado de segurança.
Conclusão:
Em suma, o fato é que todas essas etapas são essenciais para garantir a eficiência na distribuição e no negócio, de forma ampla. Investir em uma boa gestão de processos operacionais é a garantia de que o trabalho executado será realizado com foco e profissionalismo e garantirá que o atacado tenha estratégia organizacional, e realize tarefas com agilidade e flexibilidade e, ainda, possa ter controle de seu desempenho por meio dos indicadores.
A gestão de processos dentro de uma distribuidora traz resultados significativos e inúmeros benefícios se bem conduzida e implementada, diminuindo a margem de erros, aumentando a produtividade, e o índice de vendas.
Referências:
ONCLICK. Processos operacionais de uma distribuidora. Disponível em: https://onclick.com.br
GS1. Métodos para gestão de estoque. Disponível em: https://blog.gs1br.org
DISTRIBUIDORA EFICAZ. Processos logísticos para uma distribuidora. Disponível em: https://www.distribuidoraeficaz.com.br
FABIO HOINASKI. Recebimento e armazenamento de mercadorias. Disponível em: https://ibid.com.br
HIPER BLOG. Diferentes tipos de nota fiscal. Disponível em: https://hiper.com.br
ALMATTI SISTEMAS. Processos organizacionais em uma distribuidora. Disponível em: https://www.almmati.com. Acessado em 23 de junho de 2020.