Em primeiro lugar, é um software para empresas, pelo qual o usuário pode inserir as informações do seu negócio, integrar e gerenciar os dados, recursos e processos. Acima de tudo tendo controle do seu negócio, e desde já poder concretizar o sucesso do seu empreendimento.
De forma prática, o que ele faz?
Do mesmo modo, o sistema ERP cuida de todas as operações diárias de uma empresa, ou seja, o faturamento, o balanço contábil, compras, fluxo de caixa, recursos humanos, vendas, finanças, geração de nota fiscal, apuração de impostos, a administração de pessoal, inventário de estoque, contas a receber, contas a pagar, em outras palavras, todo o trabalho administrativo e operacional feito numa empresa.
História dos sistemas ERPs:
Na década de 50 e 60 iniciou-se os conceitos de controle tecnológico, em parte fruto das consequências culturais das Grandes Guerras. Na gestão corporativa, assim como na militar, teve-se a necessidade de um maior controle das operações. E a tecnologia apresentou-se como um excelente parceiro neste objetivo. Na época, porém, ela era pouco acessível, além de cara e lenta, demandando mais tempo do que os processos manuais.
No entanto, nos anos 70, com a expansão econômica, houve um avanço tanto nos conhecimentos em gestão, quanto nas possibilidades tecnológicas. Surgindo, então, o MRP (do inglês, Material Requirement Planning, ou seja, Planejamento dos recursos de manufatura). Como pode se perceber pelo nome, neste segundo momento, se tinha ainda apenas o controle dos recursos de produção. Porém, já aqui se há uma visão mais próxima ao que seria o ERP moderno.
A existência destes novos recursos impactou em uma evolução no departamento de compras, que deveria de adquirir as matérias primas, e registrar tais informações no sistema. O pedido de compra era direcionado à fábrica que retornava com a função de contas a pagar para a firma solicitante. Surgiu então vários sub-sistemas que conversavam entre si, para o correto planejamento de uso dos insumos, a administração das mais diversas etapas dos processos produtivos.
Foi quando, na década de 80, com o início das redes de computadores interligadas a servidores houve um grande impacto na gerência das empresas e nos sistemas de gerenciamento de então. E o MRP tornou-se o MRP II. Isto trouxe um grande avanço para as questões de logística, mão-de-obra e maquinário.
Ao fim da década de 80 foi-se agregando a estes sistemas áreas como as de finanças, recursos humanos e outros setores com conotação mais administrativa e de apoio à produção. E gradativamente, o termo ERP foi surgindo, ganhando mais força na década de 90. Acompanhando a evolução das tecnologias de redes de comunicação entre computadores, a internet, a arquitetura cliente/servidor, aumentando a competitividade dos preços, barateando a tecnologia e tornando-a mais acessível. O que impactou na evolução dos próprios sistemas.
O que significa ERP?
ERP é uma sigla em inglês, “Enterprise Resource Planning”, que significa Planejamento dos Recursos da Empresa. Em português estes softwares de automação empresarial também são conhecidos como “sistema integrado de gestão”.
Este tipo de software foi pensado para tornar mais simples os processos operacionais de uma empresa. Agregando inteligência, segurança e qualidade para as informações, integrando diferentes departamentos.
Quem precisa de um ERP?
Empresas que querem crescer e concretizar o sucesso de seus negócios. Quanto mais uma empresa desenvolve-se, necessita de maior competitividade no mercado através de uma otimização de seus processos internos. Isto se obtém através do controle de sua empresa.
Na prática, empresas que precisam de redução de estoques, que gostariam de redução de pessoal. Empreendimentos que desejam aumento de produtividade, redução no tempo de ciclo de ordens. Ou ainda, redução de tempo de ciclo de fechamento contábil e financeiro, redução de custos de tecnologia da informação (TI). Ou então necessitam de melhoria em processos de suprimentos, de gestão de caixas. Que querem aumento em receitas ou nos lucros. Que buscam melhoria em transportes, logística, processos de manutenção e necessitam de entregas no prazo.
Todas essas necessidades e muitas outras os sistemas ERPs devem de sanar, proporcionando soluções para os diretores de empresas.
Quando você precisa de um sistema ERP?
Quando sua empresa precisar organizar seus processos internos e externos a fim de otimizar seus resultados. Quando começar a sentir dificuldade na gestão. Quando se precisa crescer em competitividade no mercado. Principalmente quando surgem problemas, como a necessidade do aumento da qualidade e eficácia de sua empresa, quando se precisa reduzir custos operacionais, necessita-se de mais agilidade empresarial, quando se realiza excessivamente atividades manuais na empresa. Quando se há a necessidade de otimizar o fluxo da informação assim como a sua qualidade. Se se necessita de melhorar o processo de tomada de decisão. Quando se está realizando certas atividades com redundância. Se há um grande tempo de resposta às demandas do mercado. Se não se está aplicando as melhores práticas de organização de empresas. Quando o estoque está sendo pouco controlado, faltando ou sendo excessivo. Quando a carga de trabalho na empresa está sendo excessiva. E principalmente, quando não se está mais se adequando às legislações federais, estaduais e municipais vigentes.
Se sua empresa possui estes tipos de problemas, certamente você precisa de um ERP. Ou caso você já possua um sistema ERP, seja a hora de procurar um crescimento no conhecimento dele.
Como funciona um sistema ERP?
Para entender melhor como funciona um sistema ERP, o ERP pode ser compreendido da seguinte forma: Um grande banco de dados, onde cada informação sofre certa mudança, e interage com outras informações, representando a empresa. Por exemplo: há um dado inicial de uma entrada de produtos, correspondente a uma ordem de compra. Esta informação se transforma em um produto, que é alocado no estoque.
As três camadas de um sistema ERP:
De forma simples, um sistema ERP em sua maioria é dividido em três camadas:
Cadastros e entrada de informações: Nesta camada temos o software ERP com as suas funcionalidades, processos, cadastros (formulários divido em campos) e demais dados necessários para a operação da empresa.
Banco de dados: Os dados gerados na primeira camada são armazenados de forma lógica no Banco de Dados.
Visualização e gerenciamento dos dados: Todo sistema ERP deve ter uma camada onde é possível configurar, parametrizar, visualizar e interagir com as informações do sistema.
As duas visões existentes dentro de um sistema ERP:
De forma prática, o sistema ERP possui duas visões que se manifestam na sua estrutura:
Visão Departamental: Trata-se do fato de que cada funcionário de um departamento diferente terá uma visão dentro do sistema específica relacionada à sua função. Isto se dá pela modularização do sistema ERP. Módulo Contábil, Financeiro, Compras, Faturamento, Estoque entre outros. Dessa forma é possível manter os processos de cada departamento apresentados somente aos seus responsáveis. Assim, não haverá pessoas não envolvidas com o processo de folha de pagamento acessando este tipo de informação, nem funcionários da produção com acesso a lançamentos contábeis.
Visão por Segmento: Uma vez que cada empresa possui a sua particularidade, os sistemas ERPs não funcionam de forma igual para empresas de segmentos diferentes. Possuindo, portanto, rotinas em comum, contudo, outras diferentes. Por exemplo, um supermercado possui rotinas em comuns com uma distribuidora. No entanto, há várias atividades relacionadas a atacadistas que varejos não necessitam, como o transporte, ou a Força de Vendas através de uma equipe de Representantes Comerciais Autônomos (RCA).
Onde atua o sistema ERP?
Atua em todos os níveis de uma empresa: nas operações diárias, faturamento, balanço contábil, compras, fluxo de caixa, recursos humanos, vendas, finanças, geração de nota fiscal, apuração de impostos, administração de pessoal, inventário de estoque, contas a receber, contas a pagar. Ou seja, todo o trabalho administrativo e operacional feito numa empresa.
Porque você precisa de um sistema ERP
O principal benefício é a maior assertividade na tomada de decisão para concretização do sucesso nos seus negócios.
Possuir um ERP implantado corretamente na sua empresa, com uma equipe bem treinada, realizando todas as rotinas e atividades administrativas dos sistemas de gestão, trará mais qualidade e eficácia à sua empresa, agilidade empresarial, redução de custos. Com o tempo poderá se eliminar certas atividades manuais ou redundantes. O fluxo de informação melhorará, assim como qualidade da informação, além da melhoria da infraestrutura de hardware e em TI. Otimização do processo de tomada de decisão. Será adquirido o uso das melhores práticas de gestão empresarial. Além disso, poderá se alcançar redução de estoques, redução de pessoal, aumento de produtividade, redução no tempo de ciclo de ordens, redução de tempo de ciclo de fechamento contábil e financeiro, redução de custos de TI, melhoria em processos de suprimentos, melhorias na gestão de caixas, aumento em receitas e lucros, melhoria em transportes e logística, melhorias em processos de manutenção e entrega no prazo. E principalmente o cumprimento das legislações federais, estaduais e municipais relacionadas ao seu negócio.
Segundo Colangelo Filho, esta é a ocorrência dos benefícios de um sistema ERP na empresa:
Quanto custa um sistema ERP?
Tipicamente os custos estão divididos em aproximadamente:
- 40% do valor na mão de obra da reengenharia da conversão do ERP antigo para a estrutura do novo.
- 20% está na mão de obra da conversão de dados.
- 15% dedica-se ao treinamento e gestão de mudanças.
- 15% é do software em si.
- 10% nos equipamentos de hardware.
Referências:
LAUDON, K. C. Sistemas de informações gerenciais: Administrando a empresa digital. São Paulo: Prentice Hall. p. 61. 2004.
LUCAS, H. C. Tecnologia da Informação. 13. ed. Rio de Janeiro: LTC Editora. p. cap.17. 2006.
MESQUITA, R. A. C. Sistemas ERP (Enterprise Resource Planning). Centro Universitário de Brasília – UNICEUB: [s.n.]
PORTAL ERP. Entenda o que é ERP (Sistemas de Gestão Empresarial). Disponível em https://portalerp.com/entenda-erp. 2012. Acessado em 30 de Abril de 2020.